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Cloudarchiv mit Onedrive, Google Drive, u. a. leicht gemacht!

Was ist der Sinn dieser Seite? Ich möchte Euch meinen Vorschlag für die Umsetzung einer “losen”, aber strukturierten Speicherung von Daten in einer Cloud vorstellen. Die Grundlage des Archivsystems stellt die Cloud dar, bestehend aus Ordnern, deren Dateien und deren Inhalte. Die eigentliche Recherche, also die Suche nach Dokumenten/Dateien und Inhalten, geschieht nachgelagert durch meine Lösung. Die Lösung ist nur eine der Möglichkeiten und erhebt keinen Anspruch auf das Optimum. Es ist aber der Versuch, mit geringstem Aufwand den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Es werden alle ERP-Systeme unterstützt, die es erlauben, die täglich erzeugten Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine oder Mahnungen) in einer Netzwerkfreigabe (im Cloud-Provider) zu speichern. Wenn dieses auch für Altdokumente realisiert werden kann, ist es noch besser. Die Netzwerkfreigabe sollte einen gemeinsamen Stammordner haben.

Für kreative Ideen, dieses System zu perfektionieren, habe ich immer ein offenes Ohr!

Voraussetzungen

  • Du brauchst einen Hosting- / Service-Provider, bei dem Du Dir eine Domain registrierst, Anwendungsspeicher und einen Server mietest. Das kann z. B. NETCUP.DE sein, mit dem ich sehr gute Erfahrungen gemacht habe.  So ist das Archivsystem weltweit verfügbar, wo es einen Internetzugang gibt. Egal auf welchen Geräten. Mein Tarif für dieses Projekt ist “Webhosting 8000 de a1“. Du kannst auch einen virtuellen Server z. B. “VPS 2000 G9” mieten. Was für Dich in Frage kommt, musst Du entscheiden. Orientiere Dich am besten an diesem Projekt.
  • Du brauchst Cloud-Speicher, z. B. MICROSOFT ONEDRIVE (getestet), GOOGLE DRIVE (getestet), AMAZON AWS, etc.
  • Anlegen und Befüllen der Verzeichnisse/Ordner mit zu archivierenden Dokumenten/Dateien in der Cloud, wenn möglich im readable PDF/A-Format (Portable Document Format Archivable). Dateiname = Indexdaten.
  • Du hast bereits eine solche Struktur angelegt? Perfekt! Dann ist dieses Deine Lösung!
  • Du hast die gewünschten Dokumente bereits im Dateisystem lokalisiert und weißt nicht, wie man diese automatisch im Cloudprovider speichert? Prima, dann ist Syncthing eine mögliche Lösung! Eine weitere Lösung ist FreeSyncFile.
  • Screenshot Verzeichnisstruktur

Kurzanleitung zur manuellen Einrichtung

Du brauchst lediglich die Archiv-VM herunterzuladen und zu konfigurieren. Solltest Du Schwierigkeiten beim Setup des Archivsystems haben, so helfe ich gern!

Soweit zum Standardvorgehen. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit: Das Customizing! Ich plane für mich drei Stunden ein, bis alles rund läuft und das Ergebnis meinen Qualitätsansprüchen genügt. Du musst selber entscheiden, ob du das selbst durchführen willst, oder doch lieber mich engagierst.  Die redaktionelle Arbeit musst Du übernehmen (Seiten und Beträge abändern). Von mir bekommst Du eine lauffähige, fertig eingerichtete VM mit einem lauffähigen WORDPRESS-Standardgerüst.

Vor- und Nachteile einer Cloudlösung

  • Kostensenkung: Durch die Nutzung von Cloud Computing muss keine eigene Infrastruktur vor Ort bereitgehalten werden. Alle notwendigen Ressourcen stellt der Cloud Anbieter bereit. Unternehmen können via Internetanbindung und Browser auf alle notwendigen Dienste und Daten zugreifen. Dadurch lässt sich teure Hardware im Unternehmen deutlich reduzieren. Personelle Ressourcen aber auch Kosten für Wartungsarbeiten, Strom sowie weitere Nebenkosten tragen zu deutlichen Kosteneinsparungen bei.
  • Skalierbarkeit: Skalierbar bedeutet für Unternehmen, dass alle nötigen Ressourcen in kürzester Zeit und kosteneffizient hinzufügbar oder abwählbar sind. Kurzfristige Anpassungen auf Bedarfsänderungen sind somit jederzeit möglich.
  • Aktualität: Innovationen sind schnelllebig. Mit Cloud Computing haben Unternehmen die Möglichkeit in Sachen Services stets auf dem neusten Stand zu bleiben. Benutzerfreundliche Oberflächen sowie die Nutzung innovativer Funktionen sind einfach und ohne Umwege realisierbar.
  • Datensicherheit: Cloud Anbieter investieren in Datensicherheit, in den meisten Fällen deutlich mehr, als es beispielsweise für ein mittelständisches Unternehmen möglich wäre. Taucht dennoch ein Problem auf, ist es aufgrund der Standardisierung schnell möglich zu reagieren.

Mögliche Nachteile einer Cloud-Lösung

  • Mögliche Abhängigkeit: Unternehmen befürchten bei Cloud Computing von einem externen Anbieter abhängig zu sein, der eventuell Daten- oder Sicherheitslecks nicht schnell genug kompensieren kann.
  • Mangelnde Individualisierung: Cloud Lösungen unterliegen einer stärkeren Standardisierung, als individuelle Alternativen. Manche Unternehmen sehen hier ihre Spielräume zu stark eingeschränkt.

Abgrenzung zur reinen Cloud-Lösung wie z. B. MICROSOFT ONEDRIVE

  • Einfache zentrale Verwaltung, keine “Turnschuh”-Administration.
  • Verwendung standardisierter Software-Komponenten.
  • Erhöhte Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung.
  • Zentrale Datenhaltung betriebsübergreifend möglich.
  • Der Cloud-Anbieter ist frei wählbar, wenn es für den Anbieter ein entsprechendes WORDPRESS-Plugin gibt.
  • Der Cloud-Anbieter ist auch nach Erstinstallation auswechselbar, soll heißen im laufenden Betrieb.
  • Umfangreiches Modul-Customizing ermöglicht schnelle und individuelle Anpassungen.

Weitere Fakten hierzu sind vorherigen Abschnitt aufgelistet.

Solltest Du Fragen zur Implementierung haben oder Du mich mit der Implementierung beauftragen möchtest, zögere nicht, mich zu kontaktieren! Ich habe mich ca. 15 Jahre mit der Implementierung von Archivsystemen beschäftigt und kann auf ein breites erprobtes Lösungsspektrum zurückgreifen. Gerne zeige ich Dir, für welche namenhaften Kunden ich gearbeitet habe. Schaue hier Referenzen.

Nutzergruppen

Ich habe FastStorage.DE für Entwickler und Anwender gleichermaßen entwickelt und lasse mich jeden Tag von dem inspirieren, was Sie damit schaffen. Ich richte mich an potenzielle Kunden aus dem produzierenden Gewerbe und dem Dienstleistungsgewerbe, unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch die Anzahl oder Art der zu archivierenden Dokumente spielt keine Rolle. Ob mp3 oder pdf, ob 100 oder 1.000.000 Dokumente, alles ist möglich. Gern gesehen sind auch Systemberater, die auf der Suche nach einem alternativen Archivsystem sind. Auf die zahlreichen Vorteile möchte niemand mehr verzichten, der schon einmal mit einem digitalen Archiv gearbeitet hat.

Zusammenfassung

  • Der smarte Effekt bei dieser Lösung liegt in der Beibehaltung der dynamischen Ordnerstruktur in der Cloud und die Beibehaltung des Original-Dateiformats.
  • Strukturänderungen sind jederzeit ohne Konfiguration des Archivsystems möglich.  Die Dokumente/Dateien bleiben in ihrer Struktur und Beschaffenheit unverändert in der Cloud. Der Zugriff auf die Dokumente geschieht dynamisch zur Laufzeit.
  • No-Code-Lösung, nur Customizing, keine Programmierung nötig. 
  • Verwendung standardisierter Module, keine Individualprogrammierung erforderlich.
  • Zentralisierung der Archivierungssysteme auch u. a. durch Einsatz von WORDPRESS Multisite möglich.
  • Benutzerzugriffsbeschränkungen einstellbar (über verwendete Module oder auf Dateiebene (.htaccess oder Dateiattribute)
  • Keine Indexierungsläufe und keine Importläufe notwendig, erfolgt on-the-fly. Der Import ins Archiv erfolgt durch die Bereitstellung der Dokumente/Dateien aus dem ERP als führendes System.
  • Strategische Auslagerung der ERP-Dokumente. Denke an einen Wechsel Deines ERP-Systems: Du musst nur die Schnittstelle anpassen und kannst das Archiv unverändert übernehmen.
  • Bei Beauftragung erfolgt die Installation via Fernwartung, Reisekosten entfallen.
  • Einstellbar: Automatische Updates.
  • Getestet mit Windows 10 und Windows 11, Suse Linux und Linux Mint (neueste Versionen), Apache Web-Server, PHP-Version 8.0
  • Die Implementierung des Archivsystems kann im laufenden Betrieb stattfinden, keine Ausfallzeit.
  • Updates und Support sind für jede Software unverzichtbar,
  • Für GEWERBLICHE Anwender:
  • Du brauchst lediglich die Archiv-VM herunterzuladen und zu konfigurieren. Solltest Du Schwierigkeiten beim Setup des Archivsystems haben, so helfe ich gern!
  • Kein Risiko, da Geld-zurück-Garantie! 

Bei Fragen zur Implementierung eröffne einfach ein Ticket. Du brauchst dazu mind. FastStorage.DE Free-Konto.

Und jetzt viel Spaß beim Recherchieren! Schau jetzt einmal hier vorbei Recherche-Demo...

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